Een veelgehoorde aanname: “mijn mail en bestanden staan in Microsoft 365, dus die zijn vanzelf veilig.” Helaas. Microsoft houdt de dienst draaiende, maar je gegevens blijven jouw verantwoordelijkheid. En de prullenbak helpt je maar een paar weken.

Even uitgelegd, zonder bangmakerij, en wat je er wel mee moet.

Wat Microsoft wel doet, en wat niet

Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft en repliceert je data over meerdere datacenters, voor het geval er ergens iets uitvalt. Dat is geen back-up. Voor jouw fouten, jouw aanvallers en jouw vertrekkende medewerkers ben jij verantwoordelijk. Dat staat ook gewoon in Microsofts eigen voorwaarden: zorg zelf dat je regelmatig een kopie van je gegevens maakt. Dit heet het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel: Microsoft de dienst, jij de data.

Microsoft houdt de dienst draaiende. Jouw data houdt jij draaiende.

Hoe je data tóch verdwijnt

• Iemand verwijdert per ongeluk een map, een postvak of een hele SharePoint-site.
• Ransomware versleutelt bestanden op een laptop, en die versleutelde versies syncen vrolijk door naar OneDrive en SharePoint.
• Een boze of vertrekkende medewerker wist nog snel wat dingen.
• Een account wordt gehackt en de aanvaller ruimt op of exporteert.
• Een verkeerd ingestelde bewaarregel gooit te vroeg dingen weg.

In al deze gevallen geldt: zodra de bewaarperiode voorbij is (vaak tussen de 30 en 90 dagen), is het echt weg. Geen knop om op te drukken.

Wat een echte back-up wel biedt

Een fatsoenlijke back-up van Microsoft 365 geeft je: een lange bewaartermijn (maanden of jaren, niet weken), terugzetten naar een specifiek moment in de tijd, gericht herstellen (één e-mail, één bestand, één site, in plaats van alles of niets), bescherming tegen ransomware via kopieën die niet meer gewijzigd kunnen worden, en sneller herstel zonder gepuzzel. En je voldoet meteen aan wat klanten, verzekeraars en toezichthouders tegenwoordig verwachten. Bij ons zit dagelijkse back-up van Microsoft 365 en je endpoints standaard in de pakketten; je merkt er niets van, maar het is geregeld.

Vuistregel: De prullenbak is geen back-up. Als jullie herstelplan “we halen het uit de prullenbak” is, dan heb je geen herstelplan, maar een aftelklok van dertig dagen.

Veelgestelde vragen

Microsoft heeft toch zelf Microsoft 365 Backup?

Klopt, sinds 2024 is er een ingebouwde back-updienst. Die helpt, maar het is een aparte betaalde optie, hij dekt niet alles, en het blijft jouw verantwoordelijkheid om hem in te richten en, belangrijker nog, te testen.

Hoe vaak moet ik back-uppen?

Liefst meerdere keren per dag, zodat je bij een incident hooguit een paar uur werk kwijt bent. En test af en toe een herstel: een back-up die je nooit terugzet, is een aanname, geen zekerheid. En reactief brandjes blussen kost altijd meer dan proactief beheer.

Wil je weten of jullie Microsoft 365-data echt beschermd is, en hoe snel je iets kunt terugzetten als het misgaat? Bij Kayhan IT Consultancy regelen we dagelijkse back-ups van Microsoft 365 en je apparaten, met snel en gericht herstel, en je merkt er niets van. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. neem contact op.